Gdynia wstrzymuje e-Doręczenia. W tle zagubione załączniki, niepełne wiadomości i wycieki danych

W Urzędzie Miasta Gdyni tymczasowo zawieszono korzystanie z nowego systemu e-Doręczeń. Rozwiązanie, które od początku roku miało ułatwić elektroniczną komunikację między urzędami a obywatelami, okazało się wadliwe. W związku z tym urzędnicy powrócili do wcześniejszych metod, takich jak ePUAP oraz tradycyjna korespondencja papierowa. Podobne decyzje podjęły inne samorządy, domagając się pilnych usprawnień systemu.

System e-Doręczeń, czyli Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), miał zrewolucjonizować komunikację administracji publicznej. Od 1 stycznia 2025 roku jest on obowiązkowy dla urzędów samorządowych, a w kolejnych latach jego stosowanie obejmie także inne instytucje i zawody zaufania publicznego. Jego celem było zastąpienie tradycyjnych listów elektroniczną korespondencją z pełnym potwierdzeniem nadania i odbioru.

Jednak po wdrożeniu systemu zaczęły pojawiać się liczne problemy techniczne. Wśród nich wymienia się długi czas wysyłki (nawet do 10 dni), brak dostępu do potwierdzeń odbioru, zagubione załączniki oraz błędy w ochronie danych osobowych – m.in. ujawnianie numerów PESEL urzędników. W rezultacie wiele instytucji zdecydowało się na czasowe zawieszenie jego stosowania.

Dodatkowo, niektóre urzędy zgłaszają problemy z integracją systemu z już istniejącymi platformami do elektronicznego obiegu dokumentów, co powoduje dezorganizację pracy administracyjnej. W wielu przypadkach konieczne było podjęcie ręcznej obsługi dokumentów, co spowolniło realizację spraw urzędowych.

Gdyński magistrat podjął decyzję o zawieszeniu e-Doręczeń 16 stycznia, a 4 lutego przedłużono ją na czas nieokreślony. Urzędnicy powrócili do sprawdzonych metod komunikacji: ePUAP oraz tradycyjnej poczty. Decyzja ta została uzasadniona troską o sprawność doręczeń i terminowe załatwianie spraw.

Zarządzenie Dyrektor Generalnej Urzędu Miasta Gdyni wskazuje na „utrzymujące się problemy po stronie operatora wyznaczonego (…), mając na uwadze zapewnienie sprawności doręczeń i terminowego załatwiania spraw”.

Mimo zawieszenia wysyłki, urząd nadal przyjmuje pisma wpływające za pośrednictwem e-Doręczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Pracownicy magistratu otrzymali również wytyczne dotyczące postępowania w przypadku problemów z dokumentacją oraz wsparcie techniczne. Uruchomiono także wewnętrzną infolinię dla pracowników urzędu, aby mogli oni na bieżąco zgłaszać napotkane trudności.

Zawieszenie e-Doręczeń nie oznacza całkowitego ograniczenia możliwości załatwiania spraw drogą elektroniczną. Mieszkańcy Gdyni mogą nadal korzystać z platformy ePUAP oraz Cyfrowego Urzędu Miasta Gdyni, które umożliwiają składanie wniosków i pism online.

Szczegółowe informacje dotyczące dostępnych usług można znaleźć na stronie internetowej Cyfrowego Urzędu Miasta Gdyni, gdzie znajdują się również instrukcje dotyczące korzystania z poszczególnych e-usług. Urząd podkreśla, że priorytetem pozostaje szybkie i sprawne załatwianie spraw mieszkańców, niezależnie od zastosowanych rozwiązań technicznych.

Problemy z e-Doręczeniami skłoniły samorządy do interwencji w Ministerstwie Cyfryzacji. Związek Powiatów Polskich zbiera uwagi od urzędników i przekazuje je parlamentarzystom, podkreślając potrzebę pilnych poprawek. System obsługiwany przez Pocztę Polską, mimo wcześniejszych testów, wymaga jeszcze wielu usprawnień.

Dodatkowym problemem jest koszt korespondencji – każda przesyłka nadawana przez urząd do obywatela lub przedsiębiorcy kosztuje 6,52 zł brutto. Przy dużej skali korespondencji generuje to znaczące koszty dla administracji. Samorządy podnoszą również kwestię braku wystarczającego wsparcia technicznego ze strony operatora systemu, co utrudnia szybkie rozwiązywanie problemów. Obecnie trwają prace nad poprawą systemu. Ministerstwo Cyfryzacji oraz Centralny Ośrodek Informatyki deklarują szybkie wdrożenie usprawnień. Samorządy liczą na efektywne zmiany, które pozwolą uniknąć dalszych problemów.

Warto przypomnieć, że e-Doręczenia będą wdrażane stopniowo w kolejnych latach.

• Do 2026 roku obowiązek ich stosowania obejmie m.in. służby specjalne i Ministerstwo Obrony Narodowej,
• od 2029 roku z e-Doręczeń będą musiały korzystać także sądy, prokuratury i komornicy.

W związku z tym konieczne jest zapewnienie pełnej funkcjonalności systemu, aby spełniał on oczekiwania urzędów i obywateli.

Na razie jednak mieszkańcy Gdyni i innych miast muszą korzystać z alternatywnych form kontaktu z urzędami – tradycyjnej poczty oraz sprawdzonych systemów elektronicznych, które działają bez zakłóceń. Samorządy nadal monitorują sytuację, a decyzje o ponownym wdrożeniu e-Doręczeń będą zależały od skuteczności wprowadzonych usprawnień.